Ruszył system kolejkowy | www.torun.pl

W trzech wydziałach i dwóch punktach informacyjnych Urzędu Miasta Torunia ruszył system kolejkowy mający na celu usprawnienie obsługi interesantów.

System kolejkowy został wdrożony w pięciu lokalizacjach. Są to:
- Wydział Spraw Administracyjnych, ul. Batorego 38/40
- Wydział Komunikacji, ul. Wały gen. Sikorskiego 25
- Wydział Ewidencji i Zezwoleń, ul. Szosa Chełmińska 27
- Punkt Informacyjny Urzędu Miasta Torunia w CHR Plaza (ul. Broniewskiego 90)
- Punkt Informacyjny Urzędu Miasta CH Copernicus (ul.  Żółkiewskiego 15)

Łącznie systemem zostało objętych 37 stanowisk obsługi interesanta. W tym celu uruchomionych jest 6 automatów biletowych.

Do głównych funkcjonalności systemu można zaliczyć:
•    obsługę kolejek bieżących,  
•    obsługę kolejek internetowych - rezerwacja wizyt,
•    mechanizm wywoływania klientów urzędu (informacja na monitorach grupowych oraz system przywoływania głosowego),
•    mechanizm zamiany biletu drukowanego na wersję elektroniczną, umożliwiającą śledzenie stanu kolejki oraz wysyłanie powiadomień do klienta.

Jak działa system kolejkowy?
1.    Pobierz w automacie biletowym bilet z numerem w kolejce i liczbą osób oczekujących na załatwienie swojej sprawy.
2.    Idź do sali obsługi, gdzie na ekranach grupowych wyświetlane są numery biletów oczekujących na obsługę.
3.    Czekaj na wezwanie do właściwego okienka – gdy pracownik wywoła twój numer, wyświetli się on na ekranie grupowym i stanowiskowym oraz  usłyszysz zapowiedź słowną. W dwóch lokalizacjach, tj. w PIUM-ach w centrach handlowych Plaza i Copernicus, nie sa generowane zapowiedzi słowne.

W celu umożliwienia rezerwacji wizyty przez Internet został udostępniony mieszkańcom serwis https://rezerwacja.um.torun.pl, w którym w pięciu prostych krokach można umówić się na wizytę w urzędzie:
1.    Wskaż rodzaj sprawy, jaką chcesz załatwić.
2.    Wybierz lokalizację, gdzie chcesz się zgłosić.
3.    Wybierz termin i godzinę załatwienia sprawy (dostępne są terminy na 30 dni do przodu).
4.    Uzupełnij pola niezbędne do przeprowadzenia rezerwacji (imię i nazwisko/nazwa firmy, numer telefonu komórkowego lub adres e-mail).
5.    Potwierdź swoją rejestrację, wprowadzając kod otrzymany smsem, a otrzymasz kolejnego smsa z informacją o zarezerwowanym terminie wizyty oraz numerze biletu.

Należy pamiętać, aby we wskazanym dniu być 5-10 minut przed umówionym terminem wizyty. System automatycznie umieszcza klienta na liście osób do obsłużenia we wskazanej przez klienta godzinie.

W przypadku, gdy klient nie pojawił się w urzędzie w momencie wywoływania przez system, następuje wywołanie numeru klienta zgodnie z kolejnością pobrania biletu lub godzin rezerwacji.  Klient nie stawił się, więc pracownik wybiera na terminalu przycisk „Nie zgłosił się” i przechodzi do wyboru kolejnego klienta. Po jego obsłużeniu, ponownie automatycznie wywoływany jest klient, który nie stawił się o czasie. Jeśli sytuacja się powtórzy, to znów następuje wezwanie kolejnego klienta. Następnie wykonane jest trzecie wezwanie klienta. Jeśli również wtedy klient nie stawi się, system automatycznie usuwa go z kolejki.

Niezależnie od tego, czy zapiszemy się do kolejki bieżącej, czy też internetowej, możemy skorzystać z tzw. biletu elektronicznego. Wystarczy przy użyciu urządzenia mobilnego zeskanować umieszczony na bilecie QR-kod, który przekieruje nas na stronę e-biletu, gdzie będziemy mieli bieżącą informację o stanie kolejki oraz szacowanym czasie oczekiwania na wezwanie. W ramach e-biletu istnieje możliwość otrzymywania z wyprzedzeniem  powiadomień np. SMS o konieczności stawienia się w urzędzie w celu załatwienia sprawy.

Fot. Małgorzata Litwin