Komunikat po kontroli doraźnej w Miejskim Zarządzie Dróg, przeprowadzonej w terminie 5 września – 15 grudnia 2016 r.
Referat Kontroli Wydziału Organizacji i Kontroli Urzędu Miasta Torunia przeprowadził w dniach 5 września – 15 grudnia 2016 r. na podstawie Upoważnienia Nr 53.2016 kontrolę doraźną w Miejskim Zarządzie Dróg w Toruniu, w zakresie prawidłowości funkcjonowania Strefy Płatnego Parkowania (SPP), w szczególności udzielania zwolnień z opłat za okres od 2014 r. do sierpnia 2016 r., w tym:
- Ustalenia systemu funkcjonowania zasad przy udzielaniu zwolnień z opłat w SPP,
- Badania udzielonych zwolnień w okresie 2014 r., 2015 r. oraz od 1 stycznia do 31 sierpnia 2016 r.,
- Analizy uwag/spostrzeżeń przedstawionych przez pracownika SPP, w tym ustalenia właścicieli pojazdów na podstawie rejestru prowadzonego w Wydziale Ewidencji
i Rejestracji, - Zestawienia z uwzględnieniem kategorii udzielonych zwolnień w SPP w okresach kwartalnych za lata 2014-2015 oraz od 1 stycznia do 31 sierpnia 2016.
Protokół z czynności kontrolnych złożono w dn. 29 grudnia 2016 roku. Dyrektor MZD złożył zastrzeżenia do ustaleń protokołu z kontroli 12 stycznia 2017 roku. Odpowiedź na zastrzeżenia dyrektora MZD złożono 19 stycznia 2017 r., tego samego dnia dyrektor MZD podpisał protokół kontroli.
W zaleceniach pokontrolnych Prezydent Miasta Torunia zobowiązał dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg w Toruniu do:
1. Przygotowania i przedłożenia Prezydentowi Miasta Torunia, w celu wystąpienia z inicjatywą uchwałodawczą, projektu uchwały zmieniającej uchwałę nr 281/03 Rady Miasta Torunia z dnia 4 grudnia 2003 r. w sprawie ustalenia strefy płatnego parkowania, opłat za parkowanie pojazdów samochodowych oraz opłat dodatkowych za nieuiszczenie opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania w mieście Toruniu. (ze zm.) w zakresie:
a) ścisłego zdefiniowania pojęcia: „służba miejska”, w tym ujęcia katalogu osób i podmiotów istotnych dla funkcjonowania miasta,
b) wprowadzenia jednolitych zasad przyznawania i dokumentowania abonamentów oraz zezwoleń,
c) usunięcia z Regulaminu funkcjonowania SPP w Toruniu, zapisu: ,,bez względu na zgodność parkowania z przepisami o ruchu drogowym ”,
d) wprowadzenia wzorów druków abonamentów i zezwoleń, zawierających m.in. podstawy prawne zwolnienia i zastosowania zerowej stawki opłaty za parkowanie w Strefie Płatnego Parkowania,
e) wprowadzenia wzoru rejestru zawierającego ewidencję abonamentów i zezwoleń.
2. Wdrożenia procedury obejmującej:
a) zabezpieczenie druków abonamentów i zezwoleń mających przymiot druków ścisłego zarachowania, w sposób trudny do kopiowania/fałszowania, ,
b) zasady dostępu inkasentów i kontrolerów pracujących w Strefie Płatnego Parkowania do rejestrów abonamentów i zezwoleń, w celu jednoznacznej weryfikacji prawdziwości abonamentów i zezwoleń umieszczonych w pojazdach parkujących w SPP,
c) zasady weryfikacji wniosków o abonamenty i zezwolenia przez etatowych pracowników MZD je wydających.
3. Powierzania zadania weryfikacji wniosków o abonamenty i zezwolenia oraz ich udzielania, a także prowadzenia rejestrów zawierających ewidencję, tylko upoważnionym, etatowym pracownikom MZD.
4. Zobowiązania określonych etatowych pracowników MZD do rzetelnego prowadzenia:
- dokumentacji źródłowej – składanych wniosków, innych dokumentów uzasadniających wydanie abonamentu lub zezwolenia, ustalenie opłaty w określonej wysokości, zwolnienie z opłaty lub zastosowanie zerowej stawki,
- rejestru zawierającego ewidencję abonamentów i zezwoleń.
5. Zobowiązania określonych pracowników MZD do:
a) okresowej, nie rzadziej niż raz na kwartał, kontroli prawidłowości wydanych zezwoleń i abonamentów w konfrontacji z prowadzonymi rejestrami,
b) wnikliwego analizowania wszystkich przypadków anulowania ustalonej opłaty dodatkowej, w ramach kontroli zarządczej.
6. Zintensyfikowania pracy związanych z zawarciem umowy z wyspecjalizowaną firmą windykacyjną w celu skutecznego egzekwowania ustalonych opłat, w tym dodatkowych od cudzoziemców.
7. Szczegółowego określenia, przy udziale audytora wewnętrznego, obszarów ryzyk oraz przepływów środków pieniężnych występujących w działalności Strefy Płatnego Parkowania.
8. Rozważenia zasadności korzystania z posiłków regeneracyjnych dla kontrolerów SPP – mężczyzn, zgodnie z wynikami przeprowadzonych badań przez wyspecjalizowaną firmę.
Ponadto Prezydent Miasta Torunia polecił dyrektorowi Miejskiego Zarządu Dróg w Toruniu:
1. Wyciągnięcie konsekwencji służbowych w stosunku do wskazanych w protokole kontroli, pracowników MZD w Toruniu, wydających / podpisujących zezwolenia/abonamenty zwalniające bez podstawy prawnej, z opłat za parkowanie pojazdów samochodowych w strefie Zespołu Staromiejskiego.
2. Wyciągnięcie konsekwencji służbowych w stosunku do wskazanych w protokole kontroli, pracowników MZD w Toruniu, nadzorujących pracę pracowników wydających/ podpisujących zezwolenia/abonamenty zwalniające bez podstawy prawnej, z opłat za parkowanie pojazdów samochodowych w strefie Zespołu Staromiejskiego.
3. Podjęcie czynności w celu uzyskania od osób, które anulowały opłaty dodatkowe bez podstawy prawnej, odszkodowania w wysokości utraconych wpływów z tego tytułu (1 400,00 zł ).
W celu wyeliminowania nieprawidłowości, dyrektor MZD został zobowiązany do zwiększenia nadzoru nad działalnością MZD w szczególności Strefy Płatnego Parkowania, jak też przestrzegania przepisów w zakresie całości gospodarki finansowej, gdyż przeprowadzona kontrola nie była kontrolą kompleksową, a tym samym nie objęła wszystkich zagadnień dotyczących funkcjonowania jednostki.
Jednocześnie dyrektorowi MZD przekazano przypomnienie, że do obowiązków kierownika jednostki należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawa i inne akty normatywne były na bieżąco analizowane i uwzględniane w regulacjach wewnętrznych.